Welk stuurniveau past bij jouw onderneming? (les 102)

Het is toch voor iedere ondernemer een vereiste om exact te weten hoe de onderneming er voor staat. Toch hoor je meestal pas halverwege het nieuwe jaar hoe het vorige boekjaar is afgesloten.

Gelukkig zijn er steeds meer partijen die begrijpen dat de financiële dienstverlening beter moet. De innovatie is er al helemaal klaar voor om iedere ondernemer, klein en groot, dagelijks te voorzien van accurate, actuele cijfers. Met die cijfers krijg je grip op je organisatie en kun je sturen.

Zoals wel vaker bij een nieuwe trend, grijpen veel ondernemers de kans op stuurinformatie aan om tot op detailniveau alles te willen weten. Kostenplaatsen en kostendragers worden opgetuigd, grootboekrekeningen toegevoegd, rapportagetools geïnstalleerd en dure contracten afgesloten. Maar is dat wel een zinnige investering?

Wij onderscheiden vier niveaus van stuurinformatie. We zullen deze kort behandelen en aangeven wanneer een onderneming behoefte heeft aan dit niveau.

Nog steeds is meer dan de helft van de ondernemers stuurloos. Dit houdt in dat ze niet weten hoe ze er op dit moment exact voor staan en ze dus op basis van gevoel en banksaldo keuzes maken. Als het banksaldo onder druk staat, staat de hele onderneming onder druk. Als de bankrekening goed gevuld is, worden de meest moedige projecten opgestart. Dit kan een tijdje goed gaan, maar zorgt altijd voor stress, emotie en onrust.

Iedere ondernemer, van ZPP’er tot een DGA met miljoenenomzet, moet minimaal beschikken over stuurniveau 1, waarbij je exact weet hoe je er voor staat:

• Openstaande debiteuren (te ontvangen betalingen).
• Openstaande crediteuren (te betalen facturen en belastingaanslagen).
• Resultaat van de maand en het jaar tot nu toe, ten opzichte van vorige jaren.

Deze drie gegevens hebben alleen waarde als ze volledig betrouwbaar en actueel zijn. Hoe vervelend om herinneringen te sturen aan klanten die dan al lang betaald blijken te hebben. Hoe irritant als de afschrijvingen of de loongegevens nog niet geboekt zijn in het maandresultaat?

In sommige gevallen is het heel waardevol om de stuurinformatie naar een hoger niveau te tillen, zodat de koers actief kan worden gevolgd. In dat geval wordt er een budget opgesteld dat minimaal drie componenten bevat:

• Omzet
• Marge
• Vaste lasten

Indien een van deze drie grootheden uit de pas loopt met de verwachting en de planning, is dat direct inzichtelijk en kan er worden bijgestuurd. Deze tool is heel waardevol voor ondernemers die verder zijn dan hun startup fase, waarbij er diverse verantwoordelijken zijn die waken over hun afdelingsbudget en de omzet met enige zekerheid kan worden voorspeld.

Wanneer een organisatie naar volwassenheid groeit en er veel kan worden bijgestuurd aan de omzetkant, kan niveau 3 een zinvolle investering zijn van tijd en energie. Wanneer er eigenlijk maar één product is en er geen actieve verkoopinspanningen worden gedaan, is niveau 2 vaak afdoende. Soms geeft het de directie een schijngevoel van controle om allerlei complexe week- of maandrapportages op te stellen. Maar als keer op keer blijkt dat de prognoses geen enkele relatie hadden met de gerealiseerde resultaten moet men zich afvragen hoe zinnig het is om zo diep in de cijfers te duiken.

Aan de andere kant zijn er snelgroeiende organisaties die grip proberen te houden, zonder financieel management. Hoe dynamischer de omgeving, hoe meer factoren kunnen worden gemanipuleerd (zoals focus op verschillende product-markt-combinaties leggen, zelf produceren of inkopen, meer of minder inspanningen in marketing en sales, etc.), hoe belangrijker het is om exact te zien wat er gebeurt met de omzetverdelingen, de marges, de inkoopprijs, de kostprijs, etc.

Bent u toe aan meer grip en meer inzicht? Daarin is CoinCare gespecialiseerd. Neem vrijblijvend contact met ons op, wij voorzien u graag van advies.