Zo helpt technologie om stressvrij ondernemen

De technologische vooruitgang heeft ons voorzien van veel gemakken. Toch is overduidelijk dat ons leven niet minder, maar juist meer stress en spanning kent dan ooit tevoren. We zijn altijd bereikbaar, krijgen voortdurend prikkels, nemen nauwelijks nog tijd om rustig na te denken en tot rust te komen. We worden geleefd, omdat we niet meer weten hoe we moeten heersen. Daarom hebben we met CoinCare de aanval ingezet tegen stress als ondernemer. In dit artikel staan we stil bij hoe systemen stress kunnen reduceren of juist kunnen verhogen.

Het acroniem SYSTEM staat voor Saving You Stress Time Energy and Money. Dit is ook precies wat een goed systeem kan doen. Er zijn echter twee aandachtspunten om in de gaten te houden.

Veel ondernemers zijn van mening dat ze door de grote drukte zich niet kunnen permitteren om te investeren in het opzetten van goede systemen. Er zijn zoveel taken die schreeuwen om onze tijd en aandacht en het opzetten van een systeem lijkt dan de laagste urgentie te hebben. Maar juist daardoor blijven we achter de feiten aanlopen en leven we een stressvol urgentie gedreven leven.

Het voorbeeld van Microsoft Outlook

Laatst was ik met een groep van 400 accountants in een zaal, waarvan zeker 90 procent outlook gebruikt. De vraag was of iemand ooit tijd had genomen om te ontdekken welke functies er beschikbaar zijn om dingen makkelijker en sneller te doen. Een enkeling stak zijn hand op. Dit bewijst dat we bezig zijn met onze taak, maar niet met systemen die onze taak makkelijker maken of zelfs overbodig.

Een tweede aandachtspunt is dat systemen altijd zo moeten worden opgezet dat ze ons dienen in plaats van dat wij de systemen moeten dienen. Op het moment dat we niet regelmatig de tijd nemen om te evalueren of een systeem nog steeds de organisatie optimaal ontlast, of dat het juist de organisatie belast, kan het juist contra productief werken.

Het voorbeeld van tijdschrijven

Laatst was ik bij een organisatie en ontdekte dat een van de mensen die ondersteunende werkzaamheden verricht, al haar werkzaamheden noteerde in blokjes van 5 minuten. Bij navraag bleek dat haar manager dat had gevraagd, zodat hij meer inzicht kreeg met welke werkzaamheden zij druk was. Dit was echter vele maanden geleden en nog nooit was hier door de manager op teruggekomen. Acht maanden nauwkeurig registreren van alle werkzaamheden moet toch voldoende zijn om meer inzicht te krijgen, lijkt mij zo. Dit systeem werkte dus contra productief in deze organisatie. Dit is een eenvoudig voorbeeld, maar het geeft aan dat we bewust om moeten gaan met systemen, voordat ze een eigen leven gaan leiden en zich tegen ons keren.

Als er één gebied is waar technologie het leven makkelijker kan maken, dan is het wel met betrekking tot de administratie. Net als met de accountants en outlook, heeft het merendeel van de ondernemers geen tijd genomen om te ontdekken hoe hun administratieve processen makkelijker kunnen. Er is echter enorm veel tijd, stress en frustratie te besparen, door gebruik te maken van de nieuwste mogelijkheden.

Uit persoonlijk onderzoek dat ik begin dit jaar heb opgezet blijkt dat 85 procent van de ondernemers meent dat ze hun administratieve processen optimaal hebben ingericht, terwijl dat maar in 15 procent van de gevallen zo was. Zo waren ondernemers al blij met de SEPA bestanden die ze aangeleverd kregen voor de betalingen van de salarissen, terwijl het betaalbestand ook rechtstreeks in de bank kan worden gezet. En zo zijn er heel veel voorbeelden te noemen van systemen die je tijd, stress, energie en geld kunnen besparen.

Wil jij nagaan of jouw processen minimale inspanning en maximaal inzicht opleveren?
Doe dan de financiële fittest en ontvang direct een kortingscode voor ons evenement van 12 oktober aanstaande, waar we je nog verder gaan laten zien hoe je je processen kunt verbeteren en systemen kunt implementeren!