Hoe ga je om met slecht betalende klanten?

Een van de vervelendste dingen als ondernemer is slecht betalende klanten. In veel gevallen leidt dit tot liquiditeitsproblemen, waardoor jij jouw rekeningen niet kunt betalen. Meer dan een kwart van de faillissementen worden veroorzaakt door slecht debiteurenbeleid, dus het is zeker je aandacht waard. Niemand vindt het leuk om achter geld aan te jagen, maar toch moet je een duidelijk beleid hebben en een heldere lijn trekken.

Als je je debiteurenbeleid goed inricht, zorg je er voor dat je iedere klant gelijk behandelt en niet achter de feiten aanloopt als blijkt dat een klant echt niet betaalt. Dus wat doe je op de 31^e dag, als de klant nog niet heeft betaald? (Er is geen wettelijke betaaltermijn van 7, 14 of 21 dagen, dus je kunt juridisch pas in actie komen na 30 dagen).

Vanaf de 31^e dag na factuurdatum kun je een klant een aanmaning sturen. Hiermee stel je de klant in gebreke en geef je hem een laatste kans om zijn verplichtingen na te komen, zonder dat hiervoor aanvullende kosten in rekening worden gebracht. Als de klant zich niet aan deze termijn houdt, dan is hij in verzuim en kan een schadevergoeding worden gevorderd. Je sommeert de klant te betalen en daarna kan je het dossier overdragen aan een incassobureau. Het is natuurlijk meestal beter om een klant eerst vriendelijk te herinneren dat hij moet betalen, zonder direct met aanvullende (incasso) kosten te dreigen. Dit is echter niet verplicht.

We zetten even de minimale inspanning die je moet leveren op een rijtje:

1. Factuur die voldoet aan alle juridische voorwaarden met een overeengekomen betalingstermijn.

2. Eerste sommatie (ingebrekestelling) – Deze kun je dus direct versturen nadat 30 dagen zijn verstreken. Je kunt allerlei herinneringen sturen en de klant aanmanen, maar pas bij deze ingebrekestelling ben je juridisch de verplichte stappen aan het zetten. Je geeft je klant een redelijke betaaltermijn (in de regel 14 dagen) en je bent ook verplicht om de maximale incassokosten, die je bij verzuim in rekening gaat brengen, te vermelden. Die kosten kun je vaststellen op diverse websites zoals http://www.incassokostenberekenen.nl/.

3. Tweede sommatie (verzuim) – Indien de klant de gestelde betalingstermijn overschrijdt is hij officieel in verzuim en schadeplichtig. Dan stel je een vordering op inclusief de aangekondigde incassokosten en sommeer je de klant binnen 7 dagen te betalen.

4. Als de klant dan nog niet betaalt, is het dossier klaar voor een gerechtelijke procedure. Bij deze procedure kan je de (buitengerechtelijke) incassokosten in je vordering opnemen.

In de praktijk gebeurt het vaak dat het debiteurenbeleid niet voldoet aan de juridische voorwaarden, waardoor het incassobureau nog veel stappen moet zetten voordat het dossier gereed is voor gerechtelijke stappen. Maar nu we weten waar we juridisch aan moeten voldoen, kunnen we een praktisch beleid opzetten. Bij CoinCare hanteren we in de regel de volgende stappen wanneer we het debiteurenbeheer voor onze klanten uitvoeren, we noemen het onze 31 dagen service.

Op de 31^e dag na de factuurdatum bellen we de klanten die nog niet betaald hebben om te horen of de factuur goed is ontvangen of dat er nog andere zaken spelen. Vaak zegt men dat de factuur niet is ontvangen, dit is immers de eenvoudigste manier om tijd te rekken. De sleutel is om altijd van de klant te vragen om een toezegging wanneer we een betaling tegemoet kunnen zien.

Indien een factuur ontbreekt sturen wij die direct per mail met daarin de herinnering aan de toezegging. Mocht ondanks de toezegging het geld toch niet betaald worden, bellen we nog een keer om te horen of er nog zaken spelen die opgelost moeten worden. Daarna gaan we over tot het sturen van een ‘in gebreke stelling’ en eventueel een sommatie vanwege verzuim. Die laatste kan eventueel aangetekend verzonden worden, omdat dit de druk verder opvoert en het vervolgtraject versnelt; er is immers geen discussie meer of de sommatie is ontvangen.

Het blijkt dat heel zelden een incassobureau hoeft te worden ingezet, in 99 procent van de gevallen wil de klant zelf ook dat de betalingsachterstand wordt ingelopen. Door er goed bovenop te zitten, een goede relatie te onderhouden en vaak contact te zoeken, krijgen wij voor onze klanten bijna altijd voorrang bij de betalingen. Dit zul je zelf ook merken als je hier consequent mee aan de slag gaat.

Heb je niemand in je organisatie die je met debiteuren nabellen wilt belasten, informeer dan vandaag nog naar onze ‘31 dagen debiteuren-service’. Op die manier hoef je nooit meer zelf te bellen naar je klanten en kun je aangeven dat je het hebt uitbesteed en dat iedereen gelijk behandeld wordt. Je zult ontdekken wat een feest het is om nooit meer zelf te hoeven bellen en te zien dat de lijst met achterstallige betalingen snel oplost!